AGUNG PRAPTAPA

Ayo Jaga Stamina Semangat, Jangan Loyo
Oleh; Agung Praptapa

“Jangan biarkan semangat sukses mengendor. Buatlah rangsangan supaya semangat sukses tetap membara”

Semangat memang bisa naik dan bisa turun. Terkadang kita sangat bersemangat untuk mengerjakan sesuatu. Pada kesempatan lain, kita sudah tidak lagi bersemangat. Salah seorang kenalan saya yang berobsesi menjadi seorang pengusaha sukses, beberapa saat yang lalu sangat bersemangat untuk mengembangkan bisnisnya. “Bisnis dengan model kecil dengan penghasilan luar biasa” demikian Ia memberi label pada bisnisnya. Namun saat ini Ia saya lihat tidak terlampau bersemangat seperti sedia kala. Teman saya lainnya memiliki obsesi menjadi seorang penulis terkenal. Saat sedang semangat-semangatnya menulis, Ia mentargetkan menulis satu artikel setiap hari. Hasilnya saat itu memang luar biasa. Dalam satu bulan Ia mampu menyelesaikan satu draft buku. Sayang sekali semangat itu mulai mengendor. Saat saya tanya tentang kemajuan tulisan-tulisannya dikatakannya bahwa Ia sendiri tidak tahu mengapa saat ini semangatnya mengendor. “Gimana sih biar kita bisa menjaga semangat supaya konsisten tetap semangat?” demikian pertanyaan yang kemudian Ia munculkan. Tulisan ini mencoba menjawab pertanyaan teman saya tadi, yaitu supaya kita bisa menjaga stamina semangat kita, biar “ON” terus, gak pernah loyo.

Seseorang akan memiliki semangat untuk mengerjakan sesuatu apabila Ia memiliki rangsangan yang cukup untuk mengerjakan hal tersebut. Rangsangan tersebut bisa datang dari diri sendiri maupun datang dari orang lain. Rangsangan yang datang dari diri sendiri berkaitan dengan keinginan orang tersebut untuk mewujudkan sesuatu. Sebagai contoh, seseorang yang menginginkan untuk memiliki bisnis restoran akan memiliki semangat untuk mewujudkan berdirinya sebuah restoran. Semakin besar keinginan untuk memiliki sesuatu akan semakin besar pula semangat kita untuk mengerjakan sesuatu. Semakin besar keinginannya akan semakin besar pula semangatnya. Untuk itu agar kita memiliki semangat yang membara maka kita harus jaga keinginan kita untuk mewujudkan sesuatu.

Buatlah imajinasi yang mendorong kita ingin mewujudkan keinginan kita. Seorang yang ingin menulis sebuah buku akan terjaga semangatnya apabila Ia sering berimajinasi tentang buku-bukunya yang dipajang di toko buku dan kesibukannya melayani pembaca yang minta tanda tangan. Berimajinasi itu gratis! Mengapa tidak sering lakukan? Berimajinasi itu tidak akan membuat kita malu karena tidak ada orang lain yang tahu. Maka kita tidak perlu ragu-ragu untuk berimajinasi. Dari mana harus memulai, ingin dulu atau imajinasi dulu? Dua-duanya bisa. Kalau kita sudah memiliki keinginan maka berimajinasilah. Namun bisa juga sebaliknya, kita berimajinasi kemudian keinginan akan muncul.

Rangsangan yang membangkitkan semangat kita bisa juga datang dari orang lain. Teman kita yang sukses dalam hal tertentu akan merangsang kita untuk melakukan hal yang sama. Saya ingat saat saya berhasil menulis sebuah buku yang berjudul “the art of controlling people” yang kemudian diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama, teman-teman saya banyak yang terangsang untuk menulis juga. Saya amati beberapa dari mereka kemudian menyisihkan waktu di tengah kesibukannya untuk menulis. Kalau demikian, agar kita terangsang maka kita perlu bergaul dengan orang-orang yang menurut pertimbangan kita akan merangsang semangat kita untuk mengerjakan hal tertentu. Kalau kita ingin menjadi penyanyi akan lebih kondusif apabila kita sering berada di tengah masyarakat yang menekuni dunia entertainment. Seseorang yang memiliki obsesi menjadi penyanyi mungkin tidak akan terangsang semangatnya apabila berada di sekitar ilmuwan. Demikian pula sebaliknya. Seseorang yang memiliki obsesi menjadi seorang ilmuwan akan terangsang semangatnya apabila berada di sekitar para ilmuwan, apabila menyaksikan presentasi dari profesor terkenal, atau hadir dalam seminar-seminar.

Agar kita bisa menjaga semangat kita agar tetap berstamina dan tidak loyo cobalah simak beberapa anjuran yang saya dapatkan dari beberapa sumber:
a. Terus bangkitkan keinginan untuk mendapatkan sesuatu
b. Beradalah di sekitar orang-orang yang akan membuat Anda bersemangat untuk maju.
c. Jangan berhenti berimajinasi.
d. Hindari pernyataan diri yang akan menurunkan semangat kita seperti aku sudah terlambat untuk memulai, aku terlampau muda, aku terlampau tua, aku tidak berbakat, aku tidak secerdas mereka, pendidikanku tidak sehebat mereka, aku tidak kaya seperti mereka, dan sebagainya.
e. Terus tanamkan ion-ion positif di dalam pikiran kita. Jaga pikiran positif kita.
f. Jangan biarkan ion negatif masuk dalam pikiran kita. Buanglah pikiran negatif.
g. Bergembiralah kalau ada orang yang sukses, kemudian berdoalah agar kita bisa juga seperti mereka.
h. Segera lakukan action pada apa yang kita inginkan. Perjalanan ribuan kilometer hanya akan bisa kita capai bila kita melangkah untuk pertama kalinya, yang kemudian kita susul dengan langkah-langkah berikutnya.
i. Sering-seringlah membaca buku yang membangkitkan semangat.
j. Pilih tayangan televisi yang memberikan semangat.
k. Saat kira sadar bahwa kita sedang tidak bersemangat, segera bangkit, dan kobarkan kembali semangat kita.

Jangan sia-siakan hidup kita. Jangan sia-siakan waktu kita. Jangan biarkan kita loyo. Ayo bangkit. Kita jaga semangat kita untuk mendapatkan apa yang kita inginkan. Jangan biarkan pikiran negatif melemahkan semangat kita. Be positive! Maju terus pantang mundur. Semangat!

*) Agung Praptapa adalah seorang dosen, konsultan manajemen & akuntansi, dan trainer di bidang pengembangan diri dan pengembangan organisasi. Penulis buku “The Art of Controlling People” (Gramedia, 2009). Alumni Proaktif Schoolen.
Artikel ini telah dipublikasikan di pembelajar.com. Silakan klik http://pembelajar.com/ayo-jaga-stamina-semangat-jangan-loyo

Silakan baca tulisan saya yang berjudul “Menulislah!” yang telah dimuat di www.andaluarbiasa.com. Artikel tersebut membahas alasan mengapa budaya menulis kita rendah dan pergeseran trend di dunia tulis menulis. Untuk membaca artikel tersebut, silakan klik di sini.
Sukses!

AP

Silakan baca artikel saya terbaru yang dimuat di pembelajar.com yang berjudul “Nguwongke: Memanusiakan Manusia“. Untuk membaca silakan klik di sini.
Thanks.
AP

Sebagai akademisi, menulis artikel atau makalah untuk jurnal-jurnal ilmiah adalah “kewajiban akademik” yang tidak bisa ditawar-tawar lagi. Nah, yang tidak kalah penting, menurut Agung Praptapa, adalah menulis buku yang kelak bisa diwariskan kepada generasi terbaik di negeri ini. Dengan semangat itulah, Agung meluncurkan buku perdananya yang berjudul The Art of Controlling People pada acara Writer Schoolen Gathering II (Sabtu, 3 Oktober 2009) di JDC, Jakarta.

Sesuai kompetensinya, Agung membedah berbagai pendekatan pengendalian manusia dalam organsisasi dengan tujuan mendapatkan hasil-hasil sesuai yang ditargetkan. Menurut Agung, sebuah organisasi akan sukses manakala perilaku anggotanya dapat dikontrol sesuai dengan tujuan-tujuan dan target organisasi. Walau begitu, bukan hal yang mudah mengontrol individu-individu dengan beragam latar belakang, sifat, karakter, tujuan, dan kepentingan.

“Mengontrol itu tidak sama dengan mengekang!” tegas Agung, alumnus University of Central Arkansas, USA, dan University of Wollongong, New South Wales, Australia. Yang terbaik menurut Agung, orang harus bisa dikontrol tanpa dia merasa dikontrol. Makannya, pengendalian orang butuh seni yang pas agar tidak terjadi konflik, namun goal organisasi maupun individu juga bisa dicapai secara efektif dan optimal.

Sehari-hari, pria kelahiran di Semarang tahun 1963 ini berprofesi sebagai dosen di Fakultas Ekonomi Universitas Jenderal Soedirman, Purwokerto. Ia juga menjabat sebagai Direktur Program Magister Manajemen universitas yang sama periode 2006-2009, dan sekarang menjadi pengelola Program Pascasarjana MM-MSi di universitas yang sama. Selain itu, ia juga mendirikan sekaligus menjabat direktur kantor konsultan AP Consulting sejak 1995. Dan, sejak menekuni dunia kepenulisan, suami dari Restu Wardhani yang sudah dikaruniai dua putri bernama Handini Audita dan Nadila Anindita ini, juga menjadi Kolomnis Tetap di situs motivasi AndaLuarBiasa.com. Berikut petikan wawancara Edy Zaqeus dari AndaLuarBiasa.com dengan Agung Praptapa melalui chating di internet.

Bagaimana perasaan Anda setelah buku pertama ini terbit?

Waduh, rasanya seperti saat kelahiran anak pertama…. Iya, menjadi penulis adalah obsesi saya sejak kecil. Dan, baru kali ini saya ada bukti bahwa saya sudah menjadi penulis. Jadi plong rasanya. Dalam setiap kesempatan, saat ditanya cita-cita Anda apa… saya kok selalu menjawab mau menjadi penulis. Tetapi, sampai umur saya kepala empat kok enggak ada produk tulisan. Nah, sekarang lahir bayi pertama. Saya akan bikin bayi-bayi berikutnya. Enak to… mantep to… hehehe.…

Apa hebatnya jadi penulis itu?

Hebatnya jadi penulis? Kita seperti meninggalkan “sesuatu” seperti amal jariyah. Yang sampai mati pun akan tetap terus mendapatkan pahala selama masih dimanfaatkan orang.

Apa manfaat lainnya dari aktivitas berbagi ilmu dengan menulis?

Yang jelas, saya bisa membangun personal branding. Kebetulan pekerjaan utama saya kan dosen, yang bidang konsentrasinya adalah management control system. Maka, dengan adanya buku tersebut, saya lebih mantap menyatakan kepada publik bahwa control is my area!

Dalam proses penulisan buku pertama tadi, apa bagian tersulit dan termudahnya?

Bagian tersulit adalah memulai menulis dengan gaya bahasa yang seperti saya angankan. Saya kan sudah terlanjur biasa menulis untuk kalangan akademik. Padahal, saya pingin tulisan saya bisa dibaca orang banyak, baik dari kalangan akademisi mapun praktisi. Nah, saat memulai masih terseok-seok. Kalimat pertama bisa gaul… eh, lama-lama kembali lagi ke bahasa jurnal ilmiah. Bagian termudahnya adalah mengisi tulisan, terutama pada bagian-bagian yang saya ambil dari pengalaman pribadi. Terutama dalam memberikan jasa konsultasi manajemen. Di situ rasanya mengalir karena saya alami, saya resapi, dan saya yakini akan bermanfaat kalau saya sharing-kan.

Apa kiatnya sehingga Anda bisa keluar dari jerat bahasa akademik dan masuk ke bahasa popular?

Pertama, saya selalu membayangkan sedang berbicara kepada publik, yang terdiri dari berbagai kalangan. Yah, membayangkan seperti sedang memberi training atau kuliah umum. Saya bayangkan bahwa saya sedang bercanda, sedang meyakinkan, sedang memberikan contoh supaya mereka mudeng, sedang ditanya, sedang menjawab…. Pokoknya, bayangan sedang bicara yang lancar, santai, dan bermanfaat. Bukan membual, tetapi berbagi dengan ikhlas. Tentu saja, saya juga belajar dari tulisan-tulisan yang saya anggap pas dengan gaya penulisan yang saya bayangkan. Saya belajar dari tulisan orang lain. Yang jelas, dalam setiap kalimat harus ada “nada”-nya… Harus mengandung “gairah” supaya orang membacanya nyaman.

Garis besar isi buku The Art of Controlling People ini?

Pada prinsipnya tentang bagaimana kita mengendalikan diri kita dan orang lain agar kita mendapatkan apa yang kita mau, sekaligus mendapatkan apa yang dimaui oleh organisasi.

Apa manfaat yang bisa dipetik pembaca dari buku ini?

Seperti yang saya sajikan di dalam Pendahuluan. Setelah membaca buku tersebut, diharapkan pembaca memiliki perspektif baru tentang bagaimana mengajak orang-orang yang berada dalam organisasi atau perusahaan, untuk bersama-sama membawa sukses bagi perusahaan maupun orang-orang yang berada dalam perusahaan. Pembaca akan lebih memahami bagaimana peran manusia dan peran sistem pengendalian manajemen di dalam membawa sukses perusahaan.

Umumnya, bukankah setiap individu itu adalah pendamba kebebasan alias tidak suka dikontrol?

Nah, ini kuncinya. Mengontrol bukan berarti mengekang! Mengontrol adalah membawa orang menuju apa yang kita maui. Kalau saya mau menjadi penulis bestseller, kemudian Anda bisa mengendalikan semangat saya, memberikan arahan, mendorong, memberi sarana, dan kemudian saya benar-benar menjadi penulis bestseller, berarti Anda berhasil mengendalikan saya untuk bisa menjadi penulis bestseller.

Persepsi umum atau respon otomatis orang kebanyakan terhadap kata ‘kontrol’ adalah penghilangan kebebasan. Bagaimana menghilangkan persepsi itu, supaya pendekatan controlling people efektif?

Seperti kita mengendalikan kuda, kudanya juga senang kok kalau kita kendalikan ke sana dan kemari. Makanya, saya menggunakan istilah “the art“ supaya kata “kontrol” yang kesannya keras bisa menjadi lunak.

Apakah kontrol yang efektif terhadap orang itu bisa memberikan hasil-hasil yang tinggi presisinya dalam organisasi seperti perusahaan?

Kontrol yang efektif adalah yang memberikan jaminan tertinggi bahwa apa yang kita inginkan akan kita dapatkan. Untuk itu, di dalam buku ini disajikan berbagai strategi pengendalian, seperti result control, action control, dan people control. Kontrol yang efektif pada suatu jenis pekerjaan belum tentu efektif bila diterapkan pada jenis pekerjaan lain. Yang efektf untuk tipe-tipe orang tertentu belum tentu efektif bila diterapkan pada orang dengan tipe yang lain. Jadi, melakukan kontrol itu penuh dengan “art“. Bisa keras, bisa lembut, bisa ketat, bisa longgar….

Penerapan prinsip-prinsip dalam buku itu lebih condong untuk karakter organisasi apa saja, profit dan nonprofit?

Keunggulan konsep yang ditawarkan dalam buku ini bisa diterapkan oleh organisasi profit maupun nonprofit. Bahkan, bisa pula diterapkan bagi individu. Gampangnya, para istri yang ingin sukses mengontrol suaminya juga perlu membaca buku ini… hehehe.…

Untuk organisasi nonprofit, apa yang bisa dipakai untuk mengikat individu-individu itu dalam suatu sistem kontrol, manakala tidak ada reward material yang pasti?

Itulah apa yang disebut dengan goal congruency, yaitu kita harus menyelaraskan tujuan organisasi dengan tujuan individu. Dan sebaliknya, kita menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan organisasi. Makanya, diperlukan suatu sistem agar keselarasan tersebut terjaga. Dengan demikian, sistem kontrol yang baik justru akan menjamin proses demokrasi di organisasi. Di samping itu, juga meritocracy, yaitu suatu sistem yang memberikan penghargaan yang tinggi bagi siapa saja yang berprestasi.

Pernah menangani kasus yang mana ada resistensi terhadap upaya-upaya controlling people dalam organisasi?

Tentu saja sudah pernah, karena itu tugas utama saya. Beberapa pengalaman berpraktik sebagai konsultan manajemen juga saya sajikan dalam buku ini. Coba baca bab yang membahas tentang pengendalian melalui kompensasi. Di situ saya berikan contoh bahwa sistem kompensasi yang tidak tepat akan menimbulkan resistensi. Setelah sistem kompensasi saya sarankan untuk diubah… wow… dukungan karyawan luar biasa. Sampai-sampai produktivitasnya meningkat 300 persen!

Baik, kita singgung sedikit soal birokrasi. Anda pasti setuju dengan penilaian umum bahwa birokrasi kita belum sepenuhnya efektif di era reformasi ini. Apakah Anda juga mencium aroma lemahnya hal controlling people di sini?

Iya, tetapi mohon dipahami bahwa ada bentuk kontrol negatif, dan ada pula bentuk kontrol positif. Bentuk kontrol yang negatif ada unsur mengekang dan membatasi. Sedangkan bentuk kontrol positif mengandung unsur mendorong atau encouraging, memotivasi, dan memberikan jalan atau enabling. Nah, di birokrasi kita masih tidak berimbang antara kontrol positif dan negatif. Yang lebih ditekankan adalah kontrol negatif. Sehingga, orang lebih cenderung… “dari pada salah, mendingan tidak berbuat”. Ini yang membuat birokrasi menjadi beban!

Untuk menjadi efektif, birokrasi sering berhadapan dengan sikon lemahnya resources SDM, finansial, dll. Lalu, pada titik mana bisa ditumpukan harapan supaya organisasi tetap bisa berfungsi efektif?

Sistem kontrol harus memerhatikan aspek cost and benefit. Jadi, tidak pada tempatnya kita membuat sistem kontrol yang rumit dan mahal, bila kondisi resource tidak memungkinkan. Sistem pengendalian tidak selalu harus mahal. Bisa dibentuk melalui kultur organisasi, dan juga contoh atasan. Memang, sistem kontrol akan meliputi mekanisme dan peralatan yang mendampinginya. Sesuaikan saja. Mengapa di negara maju orang patuh terhadap peraturan, yang artinya terkendali? Apakah karena mereka lebih kaya? Apakah karena mereka lebih pintar? Apakah karena sistemnya lebih canggih? Tidak, kan? Tetapi, karena mereka hidup dalam kultur taat aturan.

Gaya kepemimpinan, apakah juga menentukan result dari sebuah sistem kontrol? Termasuk, apakah itu juga bisa jadi solusi efektivitas birokrasi?

Iya, gaya kepemimpinan juga sangat berpengaruh dalam pola pengendalian. Tetapi, yang perlu ditekankan di sini adalah “pemimpin yang baik harus bisa membawa suskes organisasi maupun sukses orang-orang yang berada dalam organisasi”. Jadi, kalau organisasinya saja yang sukses tetapi orangnya gagal, kecewa, tidak sukses, itu sama saja tidak sukses.

Kalau begitu, kita bisa menumpukan solusi efektivitas organisasi—salah satunya—pada soal rekrutmen pemimpin atau pola suksesinya?

Dua-duanya. Pilih orang yang tepat untuk posisi yang tepat. Berikan posisi yang tepat untuk orang yang tepat. Right man in the right place, and right place for the right man. Tadi maksudnya right man for the right place and right place for the right man.

Mari singgung sedikit soal birokrasi di kampus, yang jelas tidak kekurangan SDM. Bagaimana Anda melihat persoalan efektivitas mereka, apakah ada potensi masalah yang sama?

Hahaha…. Mengendalikan orang kampus juga ada keunikannya sendiri, terutama dosen. Birokrasi kampus harus dirancang untuk mengelola orang pintar dan independen, jangan seperti mengelola birokrasi pemerintahan. Tidak akan klop. Maaf, kalau saya katakan bahwa jenis manusianya berbeda. Orang kampus lebih berani SAY NO dari pada orang-orang dalam birokrasi pemerintahan. Kalau menggunakan konsep strategi pengendalian yang saya tawarkan dalam buku saya tersebut, mengendalikan orang kampus sebaiknya lebih condong ke result control daripada action control. Kebetulan saya juga sedang menulis tentang managing smart people, why different? yang akan saya publikasikan melalui Andaluarbiasa.com. Maaf, bukan berarti orang kampus selalu smart, mohon jangan dipelintir kaya wartwan koran… hahaha…

Kasih bocoran dikit dong…!

Para profesional yang yakin akan kemampuan dirinya tidak akan suka dikontrol tindakannya dari langkah satu ke langkah berikutnya. Mereka lebih result oriented dari pada sekadar menjalankan tugas. Kalau dikaitkan dengan orang kampus atau dosen, mereka akan lebih bergairah kalau diberi target menulis satu buku setiap tahun, daripada misalnya dikontrol dengan cara diharuskan masuk jam delapan dan pulang jam empat.

Terakhir, sudah terpikir untuk melanjutkan buku-buku berikutnya?

Ada tiga buku yang sedang saya selesaikan hehehe…. Kok jadi nafsu begini, ya…? Yang pertama adalah Local Wisdom Global Action, yang sebagian besar sudah saya publikasikan melalui Pembelajar.com, yang ke dua adalah Managing Yourself yang sebagian sudah saya publikasikan melalui Andaluarbiasa.com, dan yang ketiga adalah The New Art of Controlling People yang merupakan pengembangan dari buku pertama saya ini. Saya bisa bergairah menulis ini juga antara lain karena dukungan dan bimbingan Edy Zaqeus, yang terbukti berhasil mengontrol saya untuk menulis… hehehe.…

Terakhir lagi, anjuran untuk rekan sesama dosen, terkait dengan kepenulisan dan buku?

Dosen ya harus menulis…. Menulis di jurnal itu sudah pasti enggak bisa ditawar. Tetapi, menulis buku tidak kalah penting. Ini warisan untuk putra-putri terbaik di negeri ini. Daripada “omong doang” mendingan “nulis doang” hehehe….[ez]

Tulisan ini dikutip dari www.andaluarbiasa.com tanggal 6 Oktober 2009.

Oleh: Agung Praptapa*

Waktu terus berputar. Ungkapan tersebut untuk menunjukkan kepada kita bahwa waktu adalah sumber daya (resources) yang sangat berharga. Satu detik saja kita lewati, itu akan menjadi sejarah. Saat kita sedang menyetir mobil misalnya. Kita mengantuk, tetapi kita memutuskan bertahan menyetir mobil tersebut karena tanggung, sebentar lagi sampai. Ternyata, dalam satu detik kita terlelap, tertidur. Dan, crash…! Mobil kita menabrak pohon. Keputusan yang salah dalam “satu detik” saja membuat kita berbeda.

Tadinya kita adalah orang kuat yang sedang menyetir dan satu detik kemudian sudah berubah menjadi “korban kecelakaan” yang tidak berdaya. Demikian seterusnya, waktu terus berjalan. Keputusan demi keputusan harus kita buat. Salah mengambil keputusan akan membuat kita menjadi manusia yang berbeda. Di sini kita bisa melihat bahwa menajemen waktu pada hakikatnya adalah manajemen diri.

Manajemen waktu yang efektif harus disertai dengan manajemen diri yang baik. Mari kita mulai dengan perencanaan waktu yang juga harus disertai dengan perencanaan diri tentunya. Kata kunci agar perencanaan waktu efektif adalah bahwa perencanaan tersebut harus “sederhana”. “Tugas kita adalah berusaha sedangkan keputusan final ada ditangan Tuhan.” Ungkapan tersebut menunjukkan bahwa di dunia ini tidak ada kepastian yang 100 persen karena keputusan terakhir ada di tangan Tuhan. Untuk itulah, perencanaan yang sangat rumit akan menjadi tidak berarti apabila ternyata apa yang terjadi dalam jangka pendek ternyata sudah berbeda dengan apa yang direncanakan.

Kalau hal tersebut terjadi, berarti kita harus menyusun kembali rencana yang rumit tersebut dengan rencana berikutnya. Tetapi, kalau perencanaan yang kita buat sederhana, perbedaan yang kecil dalam pelaksanaan tidak menuntut perubahan perencanaan. Seperti apa perencanaan yang sederhana itu?

Pertama, perencanaan yang sederhana adalah yang mengandung gambaran masa depan yang bisa diungkapkan dalam kalimat sederhana. Saat anak kecil ditanya, “Ingin jadi apa kamu kalau besar nanti?” Mereka akan menjawab dengan sangat jelas, “Aku mau jadi dokter”, “Aku mau jadi pilot”. Jelas dan sederhana sekali gambarannya. Coba kita tanyakan pada diri sendiri, ingin menjadi apa kita nanti? Jawabannya akan sangat rumit. Padahal, seharusnya sudah semakin jelas karena keadaan kita saat ini sudah tergambar jelas. Tetapi, yang kita inginkan di masa depan kita kan banyak?

Boleh saja. Kita boleh saja ingin menjadi profesor dan menjadi penulis. Boleh juga menjadi pengusaha, pembicara, dan penyanyi. Silakan, mau sedikit boleh, mau banyak juga boleh. Yang penting di sini bukan banyak atau sedikit, tetapi mudah digambarkan.

Kedua, perencanaan yang sederhana adalah yang mudah didokumentasikan. Beberapa penulis maupun trainer mengenai manajemen waktu sering memberikan metode manajemen waktu dengan menggunakan tabel-tabel yang rumit. Kita diwajibkan untuk selalu memegang pena, untuk mengisi kolom ini dan itu, membuat analisis dengan metode ini dan itu, yang hanya membuat kita sibuk melakukan pekerjaan administrasi tentang bagaimana kita akan “mengisi” waktu kita.

Saya tidak menyalahkan metode tersebut, karena kalau kita mampu mengerjakan, itu memang akan membuahkan dokumentasi manajemen waktu yang baik dan rapi. Hanya saja, pengalaman menunjukkan bahwa kebanyakan orang yang disibukkan dengan masalah dokumentasi dan administrasi biasanya hanya mampu melakukannya di awal-awal program pelatihan saja. Setelah beberapa waktu mereka akan merasa kerepotan.

Untuk mengatasi kerepotan ini sebenarnya kita bisa dibantu dengan teknologi handphone. Saat ini, hampir semua orang memiliki handphone. Fasilitas note, calender, atau task yang ada di handphone akan membantu kita agar tidak kerepotan mendokumentasikan rencana kita. Bagaimana memanfaatkan fasilitas tersebut akan kita bicarakan kemudian.

Ketiga, perencanaan yang sederhana harus menempatkan diri kita sebagai “manusia”, bukan mesin. Sebagai manusia kita perlu istirahat, perlu menyapa orang, terkadang gelisah, terkadang sangat optimistik, suka makanan dan minuman yang enak, ingin menonton TV, dan sebagainya. Keadaan tersebut tidak memungkinkan kita untuk “diprogram” seperti mesin. Kalau mesin bisa kita program dengan presisi yang sangat tinggi, jam sekian harus menyala, setelah jam sekian dan sekian detik harus mati. Perencanaan yang manusiawi tidak mungkin dengan presisi yang demikian tinggi. Ada toleransinya. Hanya saja, yang harus kita jaga adalah jangan sampai toleransi tersebut membuat kita menjadi sembarangan, tanpa target waktu.

Memang beberapa orang pernah mencoba perencanaan waktu yang sangat presisi, disertai dengan menit dan detik. Dari satu rencana ke satu rencana dirancang dengan sangat kaku sehingga seperti manusia robot. Dalam satu atau dua hari mungkin orang tersebut bisa bertahan dengan perencanaannya, namun setelah beberapa hari akan kecapaian. Dan, bisa jadi malahan membenci perencanaan waktu karena merasa sangat terikat dan tertekan. Jangan sampai karena sedang dalam suatu misi pekerjaan dengan presisi yang sangat tinggi, kita malah tidak punya waktu untuk menyapa dan bersalaman dengan teman kantor.

Tiga hal tersebut merupakan landasan untuk perencanaan waktu yang sederhana. Perencanaan waktu harus mudah digambarkan, mudah didokumentasikan, dan manusiawi. Perlu contoh yang konkret? Baik! Mari kita ikuti contoh ini. Ikuti langkah-langkah yang disarankan di sini.

Pertama, gambarkan dengan jelas Anda ingin menjadi apa dalam 10 tahun yang akan datang. Gambarkan saja dengan jelas, tidak usah malu-malu. Toh itu juga gambaran untuk diri sendiri. Misalnya, Anda ingin menjadi penulis terkenal. Gambarkan saja penulis terkenal itu seperti apa. Menulis, memublikasikan buku, menjadi pembicara tentang bukunya, dan seterusnya. Pentingkah ini? Sepuluh tahun kan masih lama? Memang masih lama, tetapi waktu juga berjalan begitu cepat.

Tanpa gambaran cita-cita—misalnya menjadi penulis hebat—yang jelas, bisa-bisa kita terperanjat karena setelah 10 tahun berlalu, kita kok belum pernah menghasilkan tulisan. Belum pernah nulis buku. Gambaran yang jelas tentang ingin menjadi apa kita nantinya merupakan referensi utama kita untuk perencanaan tahunan, bulanan, mingguan, dan harian.

Kedua, setiap Anda mendapatkan informasi yang mengharuskan Anda hadir atau menyelesaikan pekerjaan tertentu, langsung dicatat. Ingat, catatan harus sesederhana mungkin. Kalau demikian, perlukah kita selalu membawa catatan ke mana pun kita pergi? Idealnya memang demikian, tetapi kita kok menjadi seperti wartawan ya, ke mana-mana bawa buku catatan. Beberapa orang juga tidak nyaman dengan selalu membawa catatan ke mana pun mereka pergi.

Untuk itu, saya sarankan Anda memanfaatkan fasilitas yang ada dalam handphone Anda. Kecenderungan sekarang hampir semua orang setiap saat membawa handphone. Kebiasaan ini sangat menguntungkan untuk mengelola waktu Anda. Gunakan fasilitas tersebut, sesederhana apa pun handphone Anda, pasti ada fasilitas untuk mencatat. Apalagi kalau Anda terbiasa dengan PDA (Personal Digital Assistance), handphone yang memang dirancang untuk menjadi sekretaris pribadi Anda.

Fasilitas pengaturan waktu (calendar) yang ada pada setiap PDA harus Anda manfaatkan. Catatan minimal yang harus Anda tulis adalah tanggal dan jamnya. Pada saat sekarang, semurah apa pun HP kita sudah difasilitasi dengan fasilitas calendar. Jadi, tidak anda alasan lagi untuk tidak mencatat apa yang harus kita kerjakan pada waktu-waktu tertentu.

Ketiga, luangkan waktu setiap hari untuk melihat catatan Anda hari ini dan beberapa hari mendatang. Kalau jadwal Anda penuh, aturlah sejak pagi agar semuanya bisa dilaksanakan dengan baik. Dengan baik? Ya, kita harus memiliki target untuk mengerjakan jadwal kita dengan hasil yang baik, tidak sekadar melaksanakan. Jadwal harian merupakan kunci utama kesuksesan Anda dalam mengatur waktu.

Bagaimana kalau pada hari tersebut kita tidak memiliki acara tertentu yang harus kita kerjakan? Nah, di sini pentingnya kita memiliki gambaran yang jelas kita ingin menjadi apa. Kalau tidak ada skedul yang sifatnya “harus”, segera skedulkan pekerjaan-pekerjaan yang akan menuju tercapainya tujuan kita, yaitu kita ingin menjadi apa di masa yang akan datang.

Keempat, sesibuk apa pun kita, kita harus bisa mencanangkan target untuk menuju tercapainya apa yang kita inginkan. Saya berikan contoh, seorang penulis terkenal yang saya kenal, Andrias Harefa, menargetkan dirinya menulis satu halaman dalam satu hari. Gunanya sistem target ini adalah adanya fleksibilitas saat kita menjalankan aktivitas kita. Seperti target Andrias Harefa tadi, misalnya dalam satu hari ia mampu menulis sampai tiga halaman. Itu berarti dalam dua hari ke depan ia bisa free tidak menulis karena targetnya sudah tercapai. Jadi, orientasi target di sini bukan sekadar menjalankan tugas, tetapi juga untuk mencapai hasil. Result oriented!

Kelima, laksanakan dengan penuh disiplin. Sekali sudah kita jadwalkan, kita harus penuhi. Ini adalah bagian dari menghargai diri sendiri. Dalam nanajemen waktu kita membuat perintah kepada diri sendiri untuk mengerjakan sesuatu pada waktu tertentu. Jadi, penuhi perintah kita sendiri. Kalau kita sendiri tidak menuruti perintah yang kita keluarkan, apa lagi orang lain?

Setiap kali kita selesai mengerjakan sesuatu sesuai dengan jadwal, hela napas sebentar. Anda boleh memuji diri sendiri bahwa “You do a good job!” Boleh kan memberi penghargaan pada diri sendiri? Ini akan mengisi semangat Anda kembali (recharging the spirit) untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan berikutnya dengan baik.

Selamat mencoba dan atur waktu Anda sebaik-baiknya, kerjakan sebaik-baiknya, dan kemudian lihat apa yang terjadi. Sukses![ap]

* Agung Praptapa, adalah seorang dosen, pengelola Program Pascasarjana Manajemen di Universitas Jenderal Soedirman, dan juga Direktur AP Consulting, yang memberikan jasa konsultasi bisnis dan training di bidang personal and organizational development. Alumni UNDIP, dan kemudian melanjutkan studi pascasarjana ke Amerika dan Australia, di University of Central Arkansas dan University of Wollongong. Mengikuti training dan mempresentasikan karyanya di berbagai universitas di dalam negeri maupun di luar negeri termasuk di Ohio State University, Kent State University, Harvard University, dan University of London. Kolomnis tetap di andaluarbiasa.com. Website: www.praptapa.com Email: praptapa@yahoo.com.
Tulisan ini telah dimuat di www.andaluarbiasa.com tanggal 21 Oktober 2009

Oleh: Agung Praptapa*

“Orang sukses mengendalikan waktu, bukan dikendalikan oleh waktu.”

~ Agung Praptapa

“Hari gini masih bicara manajemen waktu?” Pertanyaan tersebut menggoda saya untuk tidak menulis topik ini. Masalah manajemen waktu tampaknya sangat klasik dan sudah banyak orang yang membahas. Namun demikian, dari hari ke hari bahkan sampai sampai saat ini pun, saya masih sering mendapatkan pertanyaan berkenaan dengan bagaimana mengatur waktu agar efektif.

Tidak hanya itu, saya sendiri masih saja sering menghadapi problema tentang mengatur waktu. Sampai sekarang, saya terus mencari formula yang tepat agar waktu yang terbatas ini dapat saya manfaatkan secara efektif. Jadi, masih mau membahas mengenai manajemen waktu? Saya nyatakan YA. Karena ini perlu!

Manajemen waktu yang sudah sering dibahas sejak dahulu kala ini ternyata terus diminati banyak orang. Kursus mengenai manajemen waktu tetap eksis sampai saat ini di Amerika. Hampir semua perguruan tinggi di Amerika memberikan materi manajemen waktu pada masa orientasi mahasiswa baru. Hal itu juga dilakukan di perguruan tinggi di negara lain, termasuk di Indonesia. Tampaknya, topik manajemen waktu tidak pernah usang.

Manajemen waktu berkenaan dengan bagaimana kita mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari waktu yang terbatas ini. Sehari adalah 24 jam, tidak kurang dan tidak lebih. Satu minggu hanya tujuh hari. Tidak bisa kurang dan tidak bisa lebih. Pertanyaannya sekarang, seberapa besar kita bisa menghasilkan nilai dan manfaat (value and benefit) dari apa yang kita kerjakan dalam kurun waktu yang terbatas tersebut?

Manajemen waktu bukan sekadar merencanakan dan melaksanakan apa yang akan dikerjakan pada saat dan kurun waktu tertentu. Yang lebih penting, akan menghasilkan apa pada kurun waktu yang telah ditentukan tersebut? Jadi, manajemen waktu tidak sama dengan sekadar mengisi waktu. Manajemen waktu berkenaan dengan seberapa besar nilai dan manfaat yang akan kita hasilkan dalam kurun waktu tertentu. Manajemen waktu harus result oriented.

Ciri-ciri Waktu

Waktu adalah sumber daya yang apabila tidak dimanfaatkan akan segera menjadi usang. Sebagai ilustrasi misalnya, kita diberi makanan yang harus dimakan saat itu juga, yang kalau tidak dimakan akan segera busuk. Kita akan diberi barang berharga, uang yang banyak misalnya, tetapi apabila kita tidak menerima pemberian tersebut pada saat itu juga, maka uang tersebut akan diberikan pada orang lain. Ilustrasi tersebut menggambarkan bahwa sekali kita tidak memanfaatkan waktu, waktu tersebut akan sirna.

Waktu tidak bisa diputar ulang. Waktu yang telah berlalu akan segera menjadi sejarah. Oleh karenanya, tinggal kita ingin tercatat dalam sejarah sebagai apa. Kalau kita dalam satu jam yang baru saja berlalu kita tidak mengerjakan apa-apa, sejarah akan mencatat bahwa kita dalam satu jam tersebut tidak mengerjakan apa-apa. Bayangkan saja bahwa perjalanan hidup kita selalu terekam atau tercatat dengan baik dan detail. Kemudian lihatlah catatan apa yang kita kerjakan. Tonton rekaman tentang apa yang kita perbuat. Itulah sejarah hidup kita. Tidak bisa diulang. Apa lagi dihapus.

Waktu tidak bisa dihentikan. Unstopable. Tidak bisa di-pause. Ia akan terus menggelinding dan tidak ada titik berhentinya. Mungkin waktu hanya berhenti saat kiamat nanti. Semua keputusan hidup kita berada di dalam bola waktu yang terus mengelinding. Kita tidak bisa menghentikan waktu, tetapi waktu bisa menghentikan perjalanan hidup kita (sorry to say ditandai dengan kematian manusia).

Meskipun waktu terus menggelinding tanpa henti, waktu tetap bisa kita kendalikan. Sekuat-kuatnya gajah—apabila kita mampu mengendalikannya—gajah tersebut dapat kita manfaatkan untuk tujuan kita. Seganas-ganasnya singa—kalau kita bisa mengendalikannya—juga akan dapat kita manfaatkan. Waktu juga demikian. Meskipun waktu begitu konsisten dan terus melaju, tetapi kalau kita bisa mengendalikannya, waktu bahkan akan menjadi alat kita untuk mendapatkan apa yang kita mau. Orang sukses mengandalikan waktu, bukan dikendalikan oleh waktu.

Mengendalikan Diri dalam Putaran Waktu

Benarkah waktu bisa kita kendalikan? Bukannya waktu akan berjalan terus tanpa seorang pun bisa menghentikannya? Iya, benar. Kita tidak bisa menghentikan perjalanan waktu. Oleh karenanya, mengendalikan waktu bukan berarti waktu bisa kita percepat atau kita perlambat. Yang dimaksud mengendalikan waktu adalah mengendalikan diri di dalam putaran waktu yang ada. Sama halnya dengan manajemen waktu. Manajemen waktu adalah manajemen diri dalam putaran waktu yang ada.

Saya sering berimajinasi melakukan akrobat, di mana saya harus bergelantungan pada sebuah kincir yang terus berputar. Sementara, saya bersama tim akrobat lain harus berpegangan pada kerangka kincir tersebut agar tidak jatuh. Kincir terus berputar, sedang kami harus melakukan atraksi pada kincir tersebut. Kita harus pandai-pandai mengendalikan diri agar tidak terjatuh. Mengendalikan waktu logikanya sama dengan melakukan atraksi pada kincir yang sedang berjalan. Agar selamat kita harus pandai-pandai mengendalikan diri pada putaran waktu yang ada.

Seberapa jauh pentingnya mengendalikan diri dalam manajemen waktu? Manajemen waktu tidak jauh berbeda dengan konsep manajemen pada umumnya. Secara umum proses manajemen meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Manajemen waktu juga demikian. Manajemen waktu meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian waktu. Kita akan bahas satu-persatu dalam tulisan seri berikutnya.[ap](bersambung)

* Agung Praptapa, adalah seorang dosen, pengelola Program Pascasarjana Manajemen di Universitas Jenderal Soedirman, dan juga Direktur AP Consulting, yang memberikan jasa konsultasi bisnis dan training di bidang personal and organizational development. Alumni UNDIP, dan kemudian melanjutkan studi pascasarjana ke Amerika dan Australia, di University of Central Arkansas dan University of Wollongong. Mengikuti training dan mempresentasikan karyanya di berbagai universitas di dalam negeri maupun di luar negeri termasuk di Ohio State University, Kent State University, Harvard University, dan University of London. Kolomnis tetap di andaluarbiasa.com. Website: www.praptapa.com Email: praptapa@yahoo.com.
Tulisan ini telah dimuat di www.andaluarbiasa.com tanggal 8 September 2009.

Oleh: Agung Praptapa*

Tak ada manusia yang sempurna. Setiap orang memiliki kelebihan dan kekurangan. Inilah yang membuat seseorang itu “khas”, unik, atau berbeda antara satu dengan lainnya. Di samping memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda-beda, cara orang memandang kelebihan dan kekurangannya juga berbeda-beda. Ada orang yang sangat khawatir dengan kelemahan dirinya. Sedangkan di lain pihak, ada juga orang yang memiliki kelemahan yang sama, tetapi tidak begitu memikirkannya. Sebaliknya, ada orang yang mendayagunakan kelebihan yang dimilikinya semaksimal mungkin, namun ada pula orang yang tidak menyadari kelebihannya.

Dalam beberapa kasus ada orang yang sadar dengan kelebihan dan kekurangannya, namun ada pula yang tidak sadar akan kelebihan dan kekurangan yang dimilikinya. Ada pula orang yang menyadari kelebihan dan kekurangannya secara tidak seimbang. Bisa sadar tentang kelebihannya, namun tidak sadar atas kekurangan yang dimilikinya. Sebaliknya, ada orang yang sadar pada kekurangannya, tetapi tidak sadar atas kelebihannya. Jadi, bagaimana seharusnya?

Yang paling baik tentunya kita sadar atas kelebihan maupun kekurangan yang kita miliki. Selanjutnya, kita harus pandai-pandai mengelolanya. Jadikan kelebihan kita sebagai pendorong. Jadikan kelebahan kita sebagai pemacu.

Mangonversi Kekurangan Menjadi Kelebihan

Dalam suatu pelatihan personal empowerment saya minta kepada para peserta untuk membuat daftar kelebihan dan daftar kekurangan yang mereka miliki. Saya minta mereka membuat daftar yang sebanyak-banyaknya dalam waktu yang telah saya tentukan. Hasilnya beragam. Beberapa peserta menulis seimbang antara kelebihan dan kekurangan. Beberapa peserta lainnya mendapatkan kelebihan lebih banyak dari kekurangannya. Dan, sebagian lainnya menulis kelebihan lebih sedikit dari kukurangannya. Yang mengherankan, sebagian besar peserta mampu menulis daftar kekurangan begitu banyaknya, tetapi tidak mampu menuliskan daftar kelebihan yang dimilikinya.

Di sini saya bisa melihat bahwa banyak orang yang terlampau berfokus pada kekurangan atau kelemahan yang dimilikinya. Mereka ahli dalam melihat kekurangannya, berfokus kepada kelemahannya, melupakan kelebihannya, sehingga mereka menjadi gelisah, tidak percaya diri, dan bahkan sampai depresi. Kekurangan yang mereka miliki rasanya seperti seperti sesuatu yang abadi yang tidak bisa berubah dan diperbaiki.

Seharusnya, kita bisa menyikapi kekurangan yang kita miliki secara arif. Bukankah semua orang memiliki kelebihan dan kekurangan? Semestinya kita adil terhadap keduanya. Kekurangan yang kita miliki adalah sesuatu yang wajar. Kita terima saja bahwa itu adalah kekurangan. Namun, harus pula diingat bahwa tidak ada sesuatu yang abadi. Kalau kita benar-benar mau sekuat hati, apa sih yang tak bisa? Jadi, setelah kita terima dengan lapang dada kekurangan yang kita miliki, langkah berikutnya adalah berkomitmen pada diri sendiri bahwa kita ingin mengubah “kelemahan” yang kita miliki menjadi sesuatu “kekuatan”. Bisakah kita mengubah “kekurangan” menjadi “kelebihan?” Bisa saja kalau kita tahu caranya.

Langkah yang pertama untuk mengubah “kelemahan” menjadi “kekuatan” adalah dengan menemukan “lawan kata”-nya. Misalnya, kelemahan kita adalah “tidak bisa” berbicara dalam bahasa Inggris dengan lancar, maka lawan katanya adalah “bisa” berbicara dalam bahasa Inggris dengan lancar. Kalau kelemahan kita adalah “takut” membuka usaha, lawannya adalah “berani” membuka usaha. Lakukan seterusnya dari daftar kekurangan atau kelemahan yang kita miliki. Cari lawan katanya.

Langkah berikutnya adalah membayangkan kenikmatan yang bisa kita peroleh apabila kita memiliki kelebihan yang merupakan konversi dari kekurangan seperti yang telah kita lakukan pada langkah pertama. Bayangkan saja! Enyahkan perasaan tidak bisa. Biarkan pikiran kita “liar” berimajinasi tentang nikmatnya apabila kita memiliki kelebihan tersebut. Imajinasikan dengan sebebas-bebasnya. Kalau hati kita sudah mulai bertanya “Apa bisa?”, langsung saja bentak kata hati itu dengan tegas bahwa kita pasti bisa. Pasti bisa!

Dalam hal mengubah dari “tidak bisa” berbicara dalam bahasa Inggris menjadi “bisa”—seperti dicontohkan di atas—kita bisa bayangkan bahwa kita sedang berdiskusi dengan orang bule dengan menggunakan bahasa Inggris. Bayangkan kita berbicara dalam seminar memakai bahasa Inggris. “Uff, hebatnya gue!” Mungkin begitu kita bisa katakan pada diri sendiri tentang hebatnya dan nikmatnya saat kita bisa berbicara dalam bahasa Inggris dengan lancar.

Selanjutnya, temukan cara bagaimana supaya kita bisa pada keadaan seperti yang kita bayangkan. Dalam contoh menjadi bisa berbahasa Inggris, kita coba temukan cara supaya kita menjadi bisa berbahasa Inggris. Tentu banyak cara untuk bisa berbahasa Inggris. Kita bisa menghafalkan lagu barat, menghafalkan percakapan, menghafalkan satu kata baru setiap hari, selalu berbahasa Inggris saat berbicara dengan orang lain yang bisa berbahasa Inggris, dan masih banyak lagi. Menemukan cara cerdas untuk “bisa” adalah suatu keterampilan tersendiri. Semakin sering dilatih semakin mudah kita melakukan. Cari cara kreatif untuk bisa.

Berikutnya adalah kita lakukan “eksekusi” terhadap cara-cara yang telah kita temukan tersebut. Di sini lakukan dulu yang paling mudah, yang bisa kita lakukan segera. Misalnya, cara yang paling mudah untuk berbicara dalam bahasa Inggris adalah dengan menghafalkan lagu, kita tinggal “laksanakan”. Hafalkan lagu, nyanyikan berulang-ulang, tiru bagaimana penyanyi aslinya melafalkan setiap kata. Dengan demikian kita menjadi tidak asing dengat kata-kata yang ada dalam lagu yang kita hafalkan tadi. Kalau kita nyanyikan berulang kali dengan lafal seperti penyanyi aslinya maka otot-otot mulut kita akan terbiasa dengan kata-kata tersebut.

Kita bisa juga sambil mencoba cara lain untuk bisa berbahasa Inggris. Dengan menghafalkan percakapan misalnya. Saya punya teman yang hebat dalam berbahasa Inggris yang cara belajarnya adalah dengan menonton film dan menghafalkan percakapan-percakapan yang menarik. “Mau berapa banyak sih kata-kata yang kita gunakan dalam berkomunikasi?” begitu kata dia saat menjelaskan kiat-kiatnya belajar berbahasa Inggris. Menurut dia, dalam berkomunikasi kita akan menggunakan kata-kata yang sebenarnya itu-itu saja. Ada variasinya tentunya, tetapi tidak banyak. Apa pun alasannya tidak masalah. Yang penting bagaimana kita bisa berbahasa Inggris dengan baik dan benar.

Sebagai kesimpulan, berhentilah khawatir tentang kelemahan kita. Stop worrying about your weaknesses. Mari kita konversi kelemahan menjadi kekuatan. Kita konversi dari kekurangan menjadi kelebihan. Kalau kita mau, apa sih yang tidak bisa? Kita pasti bisa![ap]

Tulisan ini telah dimuat di www.andaluarbiasa.com tanggal 25 Agustus 2009.

Oleh: Agung Praptapa*

Anda mau menjadi manajer yang hebat? Yang dihormati kawan maupun lawan? Yang memotivasi anak buah? Yang selalu dibutuhkan? Hahaha.… Saya punya tips-nya. Tetapi, ini RAHASIA ya… khusus buat Anda. Mengapa rahasia? Karena rumusnya sangat mudah. Kalau semua orang tahu, entar ditiru. Jadi, ini khusus buat Anda saja.

Memangnya, apa sih rahasia menjadi manajer yang hebat itu? Nah, ini yang akan saya sampaikan. Tetapi, karena ini RAHASIA, maka Anda jangan main-main dalam memahami dan mempraktikkannya. Karena, ini cespleng! Enggak sabar menunggu? Hahaha… ayo kita mulai.

Rahasianya sederhana tetapi powerful, yaitu dengan menggunakan teknik “seperti”. Apa itu? Berpenampilan seperti manajer, berpikir seperti manajer, bertindak seperti manajer, dan bekerja seperti manajer. Jadi, serba “seperti”. Untuk itulah maka cara ini disebut teknik “seperti”.

Berpenampilan Seperti Manager

Berpenampilan seperti manajer? Iya. Kalau sekarang Anda sudah manajer ya… sudah pasti harus berpenampilan seperti manajer. Kalau Anda sekarang belum manajer, berpenampilan seperti manajer akan membawa Anda mendekat ke posisi manajer. Yang bener saja? Iya. Ini bukan main-main. Berpenampilan seperti yang Anda inginkan merupakan magnet tersendiri. Akan ada kekuatan yang menarik Anda ke posisi yang Anda inginkan.

Apakah ada peraturan khusus di kantor Anda tentang berpakaian atau pemakaian atribut antara yang manajer dengan yang bukan manajer? Kalau ada, tentu saja Anda jangan memaksakan diri. Ambil saja yang bisa. Misalnya, di kantor Anda hanya tingkatan manajer yang boleh berdasi. Kalau memang demikian, Anda tidak perlu memaksakan diri berdasi, tetapi berpakaianlah yang rapi seperti manajer. Gunakan parfum yang elegan seperti manajer. Bersepatu yang bersih dan berkilat seperti sepatu manajer.

“Tetapi manajer di tempat saya bekerja tidak rapi. Tidak berparfum. Penampilannya apa adanya,” begitu mungkin keadaan di beberapa kantor atau tempat Anda berkerja. Kalau memang demikian, kembalikan pada imajinasi Anda tentang penampilan seorang manajer itu seperti apa. Penampilan manajer sebuah bank akan berbeda dengan penampilan seorang manajer produksi suatu pabrik. Penampilan mereka berbeda karena jenis pekerjaannya juga berbeda. Yang terpenting di sini adalah bukan melihat “apa yang sekarang ada” di tempat kerja Anda, tetapi lebih kepada “apa yang seharusnya ada”.

Berpikir Seperti Manajer

Kalau Anda mau menjadi seorang manajer yang hebat, berpikirlah seperti halnya seorang manajer yang hebat. Pelajari cara berpikir para manajer hebat. Tidak harus manajer yang sudah ada di tempat kerja Anda. Bisa juga manajer dari tempat kerja lain, yang menurut Anda layak dijadikan standar sebagai manajer yang hebat. Harus mempelajari cara berpikir manajer secara langsung dengan melihat orangnya? Tidak. Kita bisa mempelajari dari buku, kisah sukses yang dipublikasikan di berbagai media, dan cerita orang lain yang menginspirasi Anda.

Seorang manajer hebat pada umumnya berpikir cerdas, cermat, tegas, kritis, mengandung solusi, kreatif, dan silakan Anda buat daftar sendiri seperti apa sebenarnya cara berpikir seorang manajer yang hebat itu. Tidak perlu ragu meniru hal-hal yang baik, yang positif. Amati, tiru, dan modifikasi untuk menjadi yang lebih baik.

Bertindak Seperti Manajer

Coba kita amati bagaimana manajer hebat bertindak? Mereka pada umumnya bertindak cepat, tegas, tidak membuang-buang waktu, melibatkan orang lain, memuji orang yang berprestasi, memberi arahan kepada yang memerlukan, memasang target yang jelas kapan pekerjaan harus selesai, lebih tenang dalam bertindak, percaya diri, dan silakan Anda teruskan!

Bertindak seperti manajer bukan berarti kita harus 100 persen meniru manajer di tempat kita kerja atau manajer lain yang menginspirasi kita. Yang diperlukan di sini adalah meniru cara bertindak mereka yang kita anggap positif. Kalau manajer di tempat kita bekerja memiliki kebiasaan negatif seperti menggaruk-garus kepala saat berbicara misalnya, hal ini tentu saja jangan ditiru.

Bekerja Seperti Manajer

Kalau Anda mau menjadi manajer yang hebat, bekerjalah seperti manajer yang hebat. Amati bagaimana manajer hebat bekerja. Tidak hanya cara mereka bekerja, tetapi juga bagaimana mengatur waktunya, bagaimana mereka melakukan kerja sama, bagaimana mereka berani bertanggung jawab atas bagian yang dipimpinnya, dan sebagainya. Manajer hebat pada umumnya bekerja sistematis, menepati janji, memiliki acara yang terencana dengan baik, memiliki catatan yang baik walaupun tidak harus dikerjakan sendiri, lebih berorientasi kepada hasil dari pada sekadar menjalankan tugas.

Bekerja seperti manajer bukan berarti kita bisa meniru 100 persen apa yang dikerjakan para manajer. Tugas dan wewenang antara manajer yang satu dengan lainnya berbeda. Demikian pula tugas dan wewenang antara yang manajer dan yang bukan manajer. Yang terpenting di sini adalah bagaimana kita bisa mengambil sisi postif dari bagaimana para manajer hebat bekerja yang bisa kita tiru dan kita kembangkan sesuai dengan tugas dan wewenang kita.

Aplikasi pada Kasus Lain

Teknik “seperti” bisa diaplikasikan pada kasus-kasus yang lain. Kalau kita ingin menjadi penulis yang hebat misalnya, bisa saja menggunakan cara ini. Kalau mau menjadi penulis yang hebat berpenampilanlah seperti penulis hebat, berpikir seperti penulis hebat, bertindak seperti penulis hebat, dan bekerja seperti penulis hebat. Kalau kita sudah bisa lakukan seperti apa yang dilakukan oleh penulis hebat bukannya kita juga sudah menjadi penulis hebat pula?

Teknik ini tentunya ada batasan etika dan aspek legalnya. Tidak bisa tentunya kalau kita ingin menajdi polisi yang hebat kemudian kita berpakaian seperti polisi. Jangan diterapkan secara hitam putih seperti itu. Terjemahkan hal ini dari sisi bagaimana kita bisa menjadi seperti apa yang kita inginkan.

Jangan ragu-ragu menggunakan teknis “seperti” karena sudah banyak terbukti keberhasilannya. To be a good manager you should look like a manager, think like a manager, act like a manager, and work like a manager. Selamat mencoba, kita buktikan bahwa kita bisa menjadi manajer yang hebat![ap]

* Agung Praptapa adalah seorang dosen, pengelola Program Pascasarjana Manajemen di Universitas Jenderal Soedirman, dan juga Direktur AP Consulting, yang memberikan jasa konsultasi bisnis dan training di bidang personal and organizational development. Alumni UNDIP dan kemudian melanjutkan studi pascasarjana ke Amerika dan Australia, di University of Central Arkansas dan University of Wollongong. Mengikuti training dan mempresentasikan karyanya di berbagai universitas di dalam maupun luar negeri, termasuk di Ohio State University, Kent State University, Harvard University, dan University of London. Agung adalah Kolomnis Tetap di Andaluarbiasa.com dan saat ini sedang menantikan penerbitan buku perdananya. Ia dapat dihubungi melalui: www.praptapa.com atau pos-el: praptapa[at]yahoo[dot]com.
VN:F [1.6.9_936]
Artikel ini telah dimuat ini www.andaluarbiasa.com tanggal 11 Agustus 2009

Oleh: Agung Praptapa*

Motivasi untuk barubah tampaknya akan terus menjadi primadona sepanjang masa. Toko buku dipenuhi oleh buku-buku yang intinya mengajak pembacanya untuk berubah. Bahkan, kata perubahan atau change sering mampu menyihir orang untuk melihat harapan baru. Hampir semua orang ingin berubah. Tentunya berubah untuk menjadi yang lebih baik. Orang pada prinsipnya memahami bahwa bila perubahan itu benar-benar terjadi, maka ada harapan baru untuk menjadi lebih baik. Jadi, apa lagi kurangnya kata perubahan? Sangat powerful, bukan?

Sayangnya kekuatan kata perubahan itu tidak selalu seiring dengan aktivitas untuk berubah (action to change). Orang ingin perubahan tetapi orang juga tidak suka perubahan. Ini yang menjadikan perubahan itu rumit! Kita sadar bahwa kita harus bangun lebih pagi agar kita lebih produktif karena memulai aktivitas lebih dini. Namun, yang terjadi adalah tidak mudah untuk kita mengubah kebiasaan untuk bangun lebih pagi. Banyak hal yang kita ingin ubah. Kita ingin berubah dari suka menunda pekerjaan menuju tidak suka menunda pekerjaan; dari boros ke hemat; dari penakut ke pemberani; dari miskin ke kaya; dan masih banyak lagi daftar perubahan yang kita ingin lakukan. Tetapi, mengapa kita sendiri cenderung tidak mau berubah? Mengapa berubah tidak mudah?

Banyak pakar manajemen perubahan yang memberi resep untuk berubah, baik untuk perubahan diri maupun perubahan organisasi. Namun, jarang diteliti mengapa resep perubahan sering tidak dapat bekerja dengan baik. Secara konsep sudah luar biasa, tetapi hasilnya tidak juga menggembirakan. Mengapa?

Profesor John P. Kotter, pakar manajemen perubahan dari Harvard Business School, mengatakan bahwa orang maupun organisasi gagal berubah yang pertama-tama dikarenakan mereka tidak dapat melihat faktor kemendesakan (sense of urgency) dari perubahan tersebut. Semakin kita melihat suatu hal itu mendesak—apa lagi yang akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup seseorang maupun organisasi—akan semakin serius hasrat kita untuk berubah.

Saat kita ingin mengubah kebiasaan untuk bangun pagi—namun apabila kita tidak jadi bangun pagi tidak akan ada efek yang serius untuk kita—maka di sini kita tidak melihat adanya kemendesakan mengubah kebiasaan dari bangun siang ke bangun pagi tersebut. Namun, misalnya kita dihadapkan pada kondisi bahwa karena suatu alasan maka kantor kita harus buka pukul 5 pagi, dan bagi karyawan yang belum hadir pada pukul 5 pagi akan langsung dipecat tanpa alasan! Maka, di sini bagun pagi menjadi hal yang sangat penting, sangat menentukan hidup mati kita, sangat urgent!

Kondisi mana yang akan mendorong kita untuk cepat berubah? Tentunya kondisi yang kedua karena bila kita tidak bisa bangun sebelum pukul 5 pagi maka PHK menanti! Ini urgent!

Jadi, agar perubahan efektif kita harus pandai-pandai menciptakan sense of urgency. Kita harus bisa secara cerdas merumuskan bahwa perubahan yang sedang kita lakukan ini sangat menentukan kelangsungan hidup kita. Namun, harus diingat bahwa kita tidak boleh hanya berpura-pura mendesak! Jangan lakukan ini karena hanya membohongi diri sendiri. Sense of urgency harus asli, yang didapatkan dari perenungan yang mendalam, dan ada gambaran yang gamblang di depan mata kita bahwa perubahan tersebut benar-benar mendesak.

Alasan berikutnya mengapa berubah itu tidak mudah adalah karena perubahan selalu menimbulkan ketidaknyamanan. Hampir semua perubahan akan menjadikan kita lebih baik, namun untuk menuju ke sana harus ada perubahan kebiasaan, perubahan proses, bahkan mungkin perubahan filosofi. Sangat tidak masuk akal kalau kita mengharapkan perubahan hasil tanpa mengubah proses untuk mendapatkan hasil tersebut. Kalau kita sudah terbiasa makan dengan tangan kanan kemudian kita ubah menjadi makan dengan tangan kiri, bisa kita bayangkan betapa tidak nyamannya. Nah, di sini kita harus pandai-pandai meyakinkan diri sendiri bahwa ketidaknyamanan itu sifatnya hanya sementara. Apabila perubahan yang kita lakukan sudah menjadi kebiasaan akhirnya akan menjadi nyaman pula.

Orang memang tidak mudah untuk meninggalkan comfort zone, yaitu suatu zona ataupun kebiasaan yang selama ini telah kita rasakan nyaman. Confort zone bukan suatu hal yang objektif. Ini menyangkut perasaan. Orang yang sudah terbiasa hidup di kota metropolitan akan tetap nyaman di tengah hiruk pikuk kota yang serba ada. Mereka merasa tidak nyaman bila harus hidup dalam suasana sepi di desa yang tentunya tidak didukung fasilitas yang sebaik di kota metropolitan. Jadi, orang kota memiliki kenyamanan tersendiri untuk hidup di kota, dan orang desa memiliki kenyamanan tersendiri pula untuk hidup di desa. Namun, mengapa ada orang desa yang kemudian nyaman hidup di kota metropolitan, dan sebaliknya ada pula orang kota yang kemudian hidup nyaman tinggal di desa? Ya, benar. Itu karena mereka akhirnya menemukan comfort zone yang baru.

Di sini kita bisa melihat bahwa sebenarnya perubahan itu, kalau kita sabar, kita akan menemukan comfort zone baru yang mungkin lebih nyaman. Masalahnya di sini, cukup sabarkah kita untuk meninggalkan comfort zone lama menuju comfort zone yang baru? Jadi, kekurangsabaran juga merupakan salah satu alasan mengapa berubah itu tidak mudah. Kesabaran jangan disalahartikan menjadi menerima apa adanya dalam kondisi apa pun. Kesabaran harus diartikan dalam koridor keteguhan hati untuk mendapatkan apa yang kita inginkan. Orang yang sabar akan terus berjuang untuk mendapatkan apa yang diinginkan.

Sebagai kesimpulan, perubahan itu tidak mudah kalau tidak ada unsur kemendesakan dalam perubahan tersebut. Perubahan juga tidak mudah karena pada mulanya perubahan akan menimbulkan ketidaknyamanan. Orang cenderung enggan meninggalkan comfort zone walaupun sebenarnya perubahan adalah perjalanan menuju comfort zone yang baru. Sayangnya, tidak banyak orang yang cukup sabar dan konsisten berjuang untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan.

Berubah? Siapa takut![ap]

* Agung Praptapa adalah seorang dosen, pengelola Program Pascasarjana Manajemen di Universitas Jenderal Soedirman, dan juga Direktur AP Consulting, yang memberikan jasa konsultasi bisnis dan training di bidang personal and organizational development. Alumni UNDIP, dan kemudian melanjutkan studi pascasarjana ke Amerika dan Australia, di University of Central Arkansas dan University of Wollongong. Mengikuti training dan mempresentasikan karyanya di berbagai universitas di dalam negeri maupun di luar negeri termasuk di Ohio State University, Kent State University, Harvard University, dan University of London. Kolumnis tetap di andaluarbiasa.com. Tulisan ini untuk mendukung training “Empowering Your Confidence in Public Speaking”. Website: www.praptapa.com, pos-el: praptapa[at]yahoo[dot]com.
Tulisan ini telah dimuat di www.andaluarbiasa.com tanggal 28 Juli 2009

Oleh: Agung Praptapa*

Pada tulisan yang pertama sudah kita bicarakan alasan-alasan mengapa orang tidak percaya diri untuk berbicara di depan umum. Kemudian, pada tulisan kedua kita membicarakan tentang gangguan fisik dan gangguan mental yang menyebabkan seseorang menjadi tidak percaya diri saat berbicara di depan umum. Dalam tulisan terakhir ini kita akan diskusikan bagaimana kita membangun kepercayaan diri dalam berbicara di depan umum.

Kepercayaan diri bukanlah suatu bawaan, tetapi hasil dari suatu proses dan pengalaman yang akhirnya memberikan kepercayaan seseorang kepada diri sendiri seberapa jauh ia akan berhasil melakukan suatu pekerjaan dengan baik. Kepercayaan diri sifatnya tidak permanen, bisa naik turun. Dengan demikian, pada dasarnya kepercayaan diri bisa diatur (managed). Jadi, bagaimana agar kita pede berbicara di depan umum? Mari kita bahas terlebih dahulu bagaimana kita bisa mengubah pikiran kita yang tadinya tidak percaya diri menjadi sosok yang percaya diri. Pertama-tama kita bicarakan membangun kepercayaan diri secara umum, dan kemudian disusul dengan membangun kepercayaan diri saat berbicara di depan umum.

Untuk menjadi percaya diri, pertama kita harus mampu mendefinisikan diri sendiri maupun orang lain secara postif. Hal ini bisa dilakukan dengan cara memandang diri sendiri maupun orang lain sebagai orang yang baik. Pada dasarnya semua orang baik, sehingga tidak ada alasan buat kita untuk tidak percaya diri. Kita juga dapat melakukan self hypnotize (menghipnosis diri sendiri) untuk meyakinkan diri sendiri bahwa kita adalah seorang profesional yang selalu memberi yang terbaik. Sebagai seorang yang profesional mengapa harus tidak percaya diri?

Yang kedua, kita harus menyadari adanya hukum aksi reaksi. Reaksi sangat bergantung pada aksi. Dengan demikian aksi kita merupakan kunci untuk mendapatkan reaksi yang kita harapkan. Kalau kita bersemangat, orang lain akan bersemangat pula. Kalau kita memberi perhatian, orang lain akan memberikan perhatian pula. Jadi, reaksi yang akan kita dapatkan sangat bergantung kepada aksi yang kita berikan.

Ketiga, kita harus berani membuat ketetapan diri untuk menghalau dan menghadang perasaan-perasaan negatif yang akan mengganggu kepercayaan diri kita. Misalnya, kita membuat keputusan untuk menerima hal positif saja dan tidak akan mau menerima pengaruh negatif. Ketetapan ini sebaiknya diuangkapkan dalam bahasa yang menurut kita gaul dan komunikatif agar raut muka kita tidak tegang seperti orang sedang menantang. “Maaf, gue cuma doyan positive thinking, gue enggak doyan negative thinking!” “Gua enggak bakalan mati walau apa pun elu bilang!” Cara ini bukan berarti kita membohongi diri sendiri. Bukan. Tetapi, kita sedang membuat ketetapan diri untuk menjadi positif.

Cara yang ke empat adalah memancing dengan gerakan tubuh. Artinya, gerakan tubuh kita harus dikondisikan seperti halnya seorang pembicara yang percaya diri. Misalnya, kita memberikan senyum yang ikhlas, badan kita tegakkan dan relaks, dan napas teratur. Badan dan pikiran pada dasarnya menyatu. Kalau pikiran kita loyo, badan kita akan loyo pula. Namun sebaliknya, gerakan badan dapat pula memengaruhi pikiran kita. Kalau pancaran muka kita optimis, pikiran kita juga akan terpengaruh menjadi optimis pula. Gerakan tubuh yang mencerminkan orang yang percaya diri akan membuat pikiran kita menjadi percaya diri pula. Jadi, pancingan gerakan tubuh sangat penting untuk mengendalikan pikiran kita.

Cara berikutnya adalah dengan memberikan sentuhan jenaka pada diri sendiri maupun pada orang lain. Maksudnya di sini bukanlah kita harus melucu. Bukan. Tetapi kita harus belajar mencari aspek jenaka dalam segala kejadian. Misalnya, seorang yang menganggu kepercayaan diri kita bayangkan sebagai seorang bayi lucu dengan wajah tua seperti dia! Sehingga, kita tidak sempat tersinggung, tidak sempat terganggu, tetapi harus tertawa dalam hati karena geli melihat orang yang mengganggu kita tadi. Nah, dengan melihat aspek jenaka dalam setiap kejadian, ekspresi muka kita akan menjadi relaks dan tidak tegang karena pikiran kita sedang melihat sesuatu yang lucu.

Uraian di atas adalah berkenaan dengan membangun kepercayaan diri secara umum. Sekarang bagaimana kita dapat membagun kepercayaan diri dalam public speaking?

Untuk membangun kepercayaan diri sebagai public speaker kita harus memiliki persiapan yang baik. Persiapan yang baik akan membuat kita tenang karena kita sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang materi yang akan diberikan, kurun waktu yang kita perlukan, urutan dari satu bahasan ke bahasan berikutnya. Persiapan di sini tidak hanya persiapan materi presentasi saja, namun juga persiapan secara teknis. Misalnya, apakah microphone yang akan kita gunakan dapat dipastikan berfungsi dengan baik, apakah layout ruangan sudah seperti yang kita inginkan, apakah LCD projector telah tersedia, dan beberapa hal teknis lainnya.

Berikutnya, sebelum kita mulai berbicara, kita usahakan untuk bisa menggambarkan kejadian “public speaking” di dalam pikiran kita. Saat menggambarkan di dalam pikiran ini, kita gambarkan saja bahwa kita sedang berbicara dengan penuh kepercayaan diri. Saat benar-benar berbicara, kita lakukan saja seperti yang telah kita gambarkan tadi. Seorang pembicara yang percaya diri.

Selanjutnya jadikan berbicara atau presentasi sebagai suatu tantangan yang menarik dan menggairahkan, yang merupakan kesempatan emas bagi kita untuk mengembangkan diri. Kita tidak perlu memungkiri bahwa banyak hal dapat membuat kita tidak percaya diri. Namun, kalau hal tersebut berhasil kita taklukkan satu-persatu kita akan menjadi pahlawan untuk diri sendiri. Ini adalah tantangan yang harus kita taklukkan.

Tuntunan berikutnya agar kita menjadi percaya diri saat berbicara di depan umum adalah dengan belajar untuk tenang saat stres. Memang benar manusia tidak bisa 100 persen terhindar dari stres, tetapi harus kita ingat bahwa stres yang ter-managed dengan baik justru positif bagi kita. Kebanyakan orang yang panik akan tergesa-gesa, dan ini akan berakibat buruk bagi presentasi kita. Kita perlu calm and slow down. Kalau kita tenang, kita akan kelihatan percaya diri. Kalau kita kelihatan percaya diri, kita akan benar-benar menjadi percaya diri.

Senyum juga merupakan senjata yang ampuh untuk mengalahkan ketidakpercayaan diri. Orang yang tersenyum akan kelihatan lebih pede. Senyum juga akan memancing pikiran kita lebih tenang dan lebih jernih.

Yang terakhir adalah kita harus latihan mengendorkan otot dan menghilangkan tekanan pada badan kita. Jadi, ini merupakan latihan fisik. Coba latih badan kita untuk lebih tenang, lebih relaks, dan lebih tegap. Kalu perlu jadikan hal ini sebagai senam pagi. Tegakkan badan, tegakkan kepala, senyum, otot dikendorkan, tatap mata dengan tajam tetapi bersahabat. Lakukan latihan fisik ini setiap pagi. Akan lebih baik lagi apabila dilakukan di udara terbuka dengan cermin ada di depan kita. Kita akan mendapatkan udara yang segar dan kita mendapatkan pula gambaran wajah dan sikap badan kita melalui cermin.

Semoga tip-tip tentang mambangun kepercayaan diri ini berguna dan dapat diaplikasikan dengan mudah dan efektif hasilnya. Selamat mencoba, selamat berlatih, dan sukses untuk kita semua.[ap] (selesai)

* Agung Praptapa adalah seorang dosen, pengelola Program Pascasarjana Manajemen di Universitas Jenderal Soedirman, dan juga Direktur AP Consulting, yang memberikan jasa konsultasi bisnis dan training di bidang personal and organizational development. Alumni UNDIP, dan kemudian melanjutkan studi pascasarjana ke Amerika dan Australia, di University of Central Arkansas dan University of Wollongong. Mengikuti training dan mempresentasikan karyanya di berbagai universitas di dalam negeri maupun di luar negeri termasuk di Ohio State University, Kent State University, Harvard University, dan University of London. Kolumnis tetap di andaluarbiasa.com. Tulisan ini untuk mendukung training “Empowering Your Confidence in Public Speaking”. Website: www.praptapa.com, pos-el: praptapa[at]yahoo[dot]com.
Tulisan ini dimuat di www.andaluarbiasa.com tanggal 14 Juli 2009